West ontwikkelt een Attendance app voor Warchild

Op verzoek van War Child ontwikkelde West een “Attendance App”: een software-applicatie voor deelnameregistratie van kinderen en volwassenen aan de activiteiten die War Child organiseert “in het veld”. War Child heeft bovendien aangegeven graag de mogelijkheid te willen aangrijpen om het te bouwen systeem een breder en naar de toekomst toe veelzijdiger insteek te geven. West heeft hierop voorgesteld de back-end (het Centraal Systeem) op basis van Odoo (voorheen OpenERP) te implementeren.

Functionaliteit op hoofdlijnen

Met de app verzamelt een session facilitator basisgegevens over kinderen en volwassenen die deelnemen aan een activiteit. Uitdaging hierbij is dat de activiteiten plaatsvinden in gebieden waar niet kan worden uitgegaan van (altijd werkende) internetverbindingen.

De verzamelde gegevens moeten uiteindelijk worden uitgewisseld met het systeem dat door War Child in Nederland wordt gebruikt, o.a. voor rapportage over resultaten. In dit geheel worden verschillende rollen onderscheiden: session facilitators, PME (Project Monitoring and Evaluation) officers, etc.

Opzet van het systeem

We werken aan een systeem waarbij de session facilitators in het veld een tablet hebben waarmee de gewenste registraties kunnen plaatsvinden. Op het moment dat er een internetverbinding aanwezig is, kunnen de gegevens van reeds eerder geregistreerde kinderen in de app op de tablet worden ingelezen vanuit een centraal systeem. Niet alle gegevens worden ingelezen maar slechts die van een (slimme) selectie van eerder geregistreerde kinderen. Daarnaast worden nieuwe registraties van een sessie in datzelfde centrale systeem opgeslagen, zoals hieronder afgebeeld.

Opzet van systeem Het centrale systeem bevat alle gegevens van sessies, kinderen, projecten, etc. in een bepaalde regio. In hetzelfde systeem worden projecten, sessies en session facilitators geregistreerd, zodat een sessie kan worden voorbereid. De benodigde gegevens kunnen voorafgaand aan een sessie naar de app op een tablet worden verzonden. Deze voorbereidingen vinden plaats met een web-interface, toegankelijk via een desktop of notebook.

Doordat er geen continue internetverbinding noodzakelijk is bij het gebruik van de app, is deze prima inzetbaar in de meest uiteenlopende gebieden.

Scrum-methodiek

Essentieel voor het slagen van dit soort projecten is de directe betrokkenheid van de klant – en met name de (eind)gebruikers – bij de ontwikkeling. West gebruikt doorgaans de Scrum-methodiek voor het op tijd en binnen budget uitvoeren van software-projecten.

Met deze taakgebaseerde methodiek, gericht op korte ontwikkelcycli, wordt altijd gewerkt aan datgene wat de meeste waarde toevoegt aan het project op dat moment. Hierdoor ontstaan betere mogelijkheden tot sturing, waardoor het eenvoudiger wordt een project op tijd en binnen budget te realiseren.