Facility Service & Management (FS&M), voorheen Gas is een inkoopvereniging voor installateurs, loodgieters en dakdekkers. Het doel van FS&M is het ontzorgen van haar leden. Dit doen ze door zoveel mogelijk werk uit handen te nemen en daar waar nodig te ondersteunen en te adviseren. Het assortiment dekt de behoefte voor alle installateurs (water, CV en elektra). Om haar leden zo goed mogelijk van dienst te kunnen zijn, werken ze samen met veel leveranciers. De leden bestellen direct bij deze leveranciers, de afhandeling van de facturen wordt gedaan door FS&M.
Digitale afhandeling van factuurstromen
De uitdaging was om een digitale afhandelingde van facturen te verzorgen voor alle leden. Waarbij facturen bestemd voor de leden worden verzonden aan Gasned Inkoop waardoor de leden zich meer toe kunnen leggen op hun activiteiten wat moest leiden tot: minder fouten, snellere factuurverwerking, meer omzet, betere service en betere klantenbinding.
De uiteindelijke oplossing
De gerealiseerde oplossing is gebaseerd op standaard functionaliteit van Odoo (OpenERP). Deze is uitgebreid met enkele maatwerkmodules.
De leden van deze vereniging bestellen zelf bij verschillende leveranciers. De facturen over deze bestellingen worden zoveel mogelijk digitaal aangeleverd bij de inkoopvereniging. Dit kan in meerdere digitale formaten. Eventuele hardcopy facturen worden ingescand, herkend en geboekt voor verdere verwerking. De facturen worden verzameld per lid en ééns per week als verzamelfactuur verzonden. De openstaande bedragen worden in een incassobericht bij de bank aangeboden waarna de bedragen worden geïncasseerd. Het systeem leest de bankafschriften van de bank weer in zodat de geïncasseerde bedragen worden verwerkt en de facturen als betaald zijnde worden geboekt (afletteren).
Maatwerk
Voor dit project is het volgende maatwerk gerealiseerd:
- Aanpassen van diverse documenten aan de huisstijl.
- Realisatie van een koppeling met Scan en Herken oplossing • Realisatie van koppelingen voor gegevensuitwisseling met leveranciers
Onderhoud en ondersteuning
In nauwe samenwerking met de reeds aanwezige Cloud-service provider is er een onderhoudsplan opgesteld waardoor FS&M volledig ontzorgd is van alle technische aspecten van het systeem. Onze helpdesk biedt de gebruikers van het systeem ondersteuning bij de dagelijkse werkzaamheden.