Ingenieursbureau Roos+Bijl Engineers en Consultants levert diensten voor projecten in de elektrotechniek, telecommunicatie, water, gas, warmte, weg- en railinfratechniek. Zij is specialist op het gebied van kabels en leidingen binnen de ondergrondse infrastructuur.
Haar opdrachtgevers zijn zeer divers. Ze verzorgt veel projecten voor netbeheerders, gastransport bedrijven, gasproducenten, energiebedrijven, waterleidingbedrijven, overheid, semi-overheid, openbaar vervoer, projectontwikkelaars en aannemers.
Uitdaging
De uitdaging was om een gebruiksvriendelijke oplossing te realiseren welke alle bedrijfsprocessen binnen de organisatie ondersteunt. De oplossing diende onder meer het volgende te bieden:
- Het registreren van alle projectgerelateerde gegevens.
- Het registreren van en verwerken van tenders.
- Het afdwingen van werkwijzen (ISO-9001).
- Het registreren van kengetallen (ISO-14001)
Oplossing
De gerealiseerde oplossing is gebaseerd op standaard functionaliteit van Odoo (OpenERP). Deze is uitgebreid met enkele maatwerkmodules.
Alle offerte-aanvragen worden in het systeem geregistreerd waarna een begroting wordt gemaakt. Op basis van de voorcalculatie wordt automatisch een offerte in Office gegenereerd met alle standaard elementen. Wanneer nodig kan de gegenereerde tekst in Office worden aangepast. Na goedkeuring van de offerte door een teamleider wordt de offerte per email en/of in afgedrukte vorm per post verstuurd. Wanneer de opdracht aan Roos+Bijl wordt gegund wordt er automatisch een project aangemaakt met taken die in de voorcalculatie begroot zijn.
De automatische planner stelt een voorlopige planning voor op basis van beschikbaarheid, vaardigheden van de medewerkers en gestelde deadlines. Taken worden door teamleiders definitief toegewezen aan medewerkers. Elke medewerker ziet op een gepersonaliseerd dashboard de taken waar hij of zij verantwoordelijk voor is. Na het selecteren van de taak kan de medewerker aangeven hoeveel tijd er aan de taak is gewerkt, wat de werkzaamheden waren en de voortgang boeken. Aan taken kunnen relevante documenten worden gekoppeld.
Facturatie gebeurt op basis van fixed-price, voortgang of materiaal en gemaakte uren.
Het systeem voorziet onder andere in de volgende managementrapportages:
- Nacalculatie (kostenplaatsen)
- Capaciteitsoverzichten (bezettingsgraad)
- Voortgangsbewaking
Maatwerk
Voor dit project is onder meer het volgende maatwerk gerealiseerd:
- Complete beheersing van tenders. (Workflow met voortgang, verantwoordelijkheden, communicatie, realisatie en archivering)
- Realisatie eenvoudige invoer t.b.v. projectbegroting.
- Realisatie van automatische planner.
- Realisatie van diverse management rapportages.
- Realisatie mogelijkheid tot gebruik van project-templates.
- Realisatie van registratie mogelijkheden als klanttevredenheidsonderzoeken, lessons-learned, risico-inventarisaties, checklists, etc.